Secrétaire au sein du cabinet de la présidence (h/f)

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omni disciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

RESUME DU POSTE

Sous la responsabilité de l’Assistant(e) du Président et responsable du secrétariat, l’agent(e) assure des missions d’accueil, de secrétariat et de suivi budgétaire au sein du cabinet de la Présidence. L’agent(e) participe au volet protocolaire des événements portés par le cabinet de la Présidence. Sous la supervision directe de l'Assistante de la Présidente, et en lien avec la Cheffe de Cabinet, il ou elle contribue au bon fonctionnement du cabinet en assurant un soutien administratif polyvalent, garantissant la fluidité de la communication interne et externe, et participant à la coordination des activités et des dossiers prioritaires. Membre du secrétariat de la Présidence, l’agent(e) est amené(e) à participer à l’ensemble des actions entreprises par le service.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Assistanat de direction auprès du Cabinet de la Présidence

• Assurer la gestion des agendas du Président et des vice-président(e)s (planification, organisation de réunions, coordination des échanges) ;
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et courriels, avec rigueur et autonomie ;
• Gérer la boîte de messagerie du Cabinet et assurer un suivi réactif des sollicitations ;
• Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes (physiquement ou par téléphone) ;
• Apporter un soutien administratif quotidien au secrétariat de la Présidence.

Suivi administratif et budgétaire

• Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget de la Présidence ;
• Réaliser les opérations d’engagements, commandes et validations de dépenses ;
• Assurer l’archivage des pièces justificatives.

Missions événementielles et protocolaires

• Participer à l’organisation des événements institutionnels (inaugurations, cérémonies, accueils officiels, vœux, etc.) ;
• Coordonner les échanges avec les partenaires (Préfecture, Rectorat, collectivités, etc.) ;
• Gérer les prestataires (traiteur, audiovisuel, photographie…) ;
• Tenir à jour une base de données de contacts institutionnels.

Encadrement : non

PROFIL RECHERCHE

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur, de la recherche (ESR) et des universités ;
• Connaissance des acteurs institutionnels de l’ESR et des partenaires extérieurs des universités ;
• Techniques de communication ;
• Connaissance de base en gestion financière.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

• Gestion d’agendas complexes
• Aisance rédactionnelle
• Suivi budgétaire
• Organisation d’événements
• Savoir mettre en œuvre des procédures et règles ;
• Très bonne maîtrise de la langue française écrite et orale ;
• Savoir gérer les priorités.

Savoir être – Compétences comportementales :

• Capacités organisationnelles ;
• Sens de la confidentialité et la discrétion ;
• Rigueur et autonomie ;
• Solides compétences relationnelles ;
• Réactivité
• Sens du travail en équipe.