Assistant de direction/Assistante de direction

Descriptif de l'employeur :

Le Cabinet du Premier ministre est composé d'un certain nombre de conseiller(e)s, directeur(rice), chef(fe) de cabinet dont la mission est de mener à bien les différents projets du gouvernement.

Les assistant(e)s et conseiller(e)s sont rattaché(e)s administrativement à la direction des services administratifs (DSAF) et financiers, plus précisément à la sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT).

L'assistant(e) travaille au sein d'un pôle ou secrétariat, seul(e) ou en binôme ou avec un nombre plus important d'assistant(e)s.

Il (elle) travaille généralement en brigade, sur un volume horaire de 35h/semaine avec des horaires de brigades, qui varient selon les pôles et secrétariats.

Description du poste :

L'assistant(e) assure ses missions au sein d'un pôle (secrétariat particulier ou secrétariat de directeur(rice)/chef(e) de cabinet /directeur(rice) de cabinet adjoint(e) ou de chef(fe) de Cabinet ou de conseiller(e)s).

Il (elle) aura pour missions principales :

· La gestion des rendez-vous et planning d'un haut responsable ;

· L'accueil téléphonique, le filtrage d'appels ;

· Les liaisons en interne et externe ;

· La préparation et l'organisation de réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;

· La conception et rédaction de courriers, rapports, notes ;

· Le traitement du courrier et la gestion de la messagerie électronique de son pôle ;

· Le traitement et transmission des décisions, notes, contrats en interne et en externe ;

· La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ;

· Liste non-exhaustive - les missions varier selon les secrétariats et pôles.

Conditions particulières d'exercice :

L'entrée et le travail sur site font l'objet d'une procédure d'autorisation/accréditation par la gendarmerie. Elle est préalable à toute signature de contrat.

Poste soumis à habilitation.