Description du poste :

ADD & Associés Créée en 1990, ADD & Associés est une des plus importantes . L'étude est composée de 100 professionnels et experts : généalogistes successoraux, juristes, enquêteurs, historiens, chercheurs, techniciens, experts en filiation et experts en archives internationales. En matière de généalogie successorale, ADD & Associés est l'interlocuteur privilégié des professionnels : notaires, administrateurs judiciaires, administrateurs de biens, syndics d'immeubles, sociétés d'auteurs, mandataires judiciaires à la tutelle, avocats, collectivités locales, compagnies d'assurance-vie, organismes financiers. ******************************** POSTE PROPOSE Au sein du service « Recherche » d'ADD, vous faites partie d'un groupe de 3 assistantes responsables du secrétariat et du soutien administratif d'une équipe de généalogistes. Le poste est basé à Paris 9 e arrdt. PRINCIPALES RESPONSABILITES Votre coopération quotidienne et vos compétences professionnelles assurent votre efficacité au sein du pôle de 3 assistantes. Vous prenez en charge les actions décrites ci-dessous. Cette liste n'est pas exhaustive. Vous êtes force de proposition pour améliorer la productivité de votre poste et accompagner les mutations du métier de généalogiste. 1-Demandes de pièces auprès des administrations, archives et notaires , déclaration de succession, acte de notoriété, testament, contrat de mariage, dass, compte rendu DNID. Mise sous pli, réception et distribution des demandes aux chercheurs. des demandes par téléphone, fax ou écrit. 2-Interface entre client/prescripteur/administrations et les chercheurs de l'équipe Réception des appels : prise de messages, réponses ou transmission vers les chercheurs. clients et prescripteurs. 3-Préparation et envoi documents clients Contrats, procurations, renonciations, demandes de renseignement, relances, courriers circonstanciés par écrit ou par e-mail. 4-Collation des dossiers finalisés avant transmission au service règlement Préparation du dossier pour envoi prescripteur. Vérification du tableau généalogique final au regard des actes d'état civil héritier et des pièces d'ouverture du dossier. Compilation et classement des actes (naissance, mariage, décès, acte de notoriété, contrat de mariage, livret de famille, certificat médicaux, justificatif de domicile, pièce d'identité, procuration), inscription et conservation des toutes ces informations sur le logiciel métier. PROFIL De formation initiale de type BTS secrétariat – Excellente maîtrise du pack Office. Rigueur, dynamisme et sens de l'organisation Excellentes compétences relationnelles Capacité à travailler en anglais (oral et écrit) – La maîtrise d'autres langues est un plus.