Description du poste :

Missions:
-Accueil et secrétariat de l'EHPAD
-Gestion des mouvements dans l'EHPAD (entrées, sorties, hospitalisations ) et des dossiers administratifs des résidents
-Préparation des éléments nécessaires à la facturation
-Assistance RH à l'équipe de direction
:
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des familles et des professionnels internes et externes à l'établissement
-Assurer le secrétariat courant de l'EHPAD (gestion du courrier et mails, rédaction de courriers et de comptes rendus des réunions, )
-Coordonner la logistique : gestion des fournitures, du matériel et de la documentation, sollicitation des prestataires extérieurs en lien avec le factotum
-Participer à la vie sociale de l'établissement.
-Assister l'équipe de direction dans le suivi administratif des ressources humaines (saisie des plannings, saisie des variables de paie )
-Suivre les demandes d'admission sur le logiciel dédié
-Etre l'interlocuteur du résident, des familles...

Description de l'entreprise :

Le Centre communal d'action sociale (CCAS) de Villeurbanne recrute un-e assistant-e de direction en établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), cadre d'emploi des rédacteur-rice.s, au sein de la direction seniors et liens intergénérationnels.
Lieu de travail : EHPAD C. Claudel ou EHPAD H. Vincenot
Moyens spécifiques détenu : Logiciel Viatrajectoire, Logiciel BL Résident
Horaires de travail : 37 h hebdomadaires et 9 jours ARTT

Profil recherché :

Qualités Professionnelles :

Capacité à s'adapter à des situations variées et à s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes et des valeurs propres à l'entreprise. Exemple : être souple, agile, s'adapter à une situation imprévue
Capacité à transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à réceptionner des informations et messages et à faire preuve d'ouverture d'esprit. Exemple : être à l'écoute, être attentif aux autres
Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité

Compétences souhaitées :

Accueillir une clientèle
Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
Filtrer des appels téléphoniques
Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
Outils bureautiques
Réaliser la gestion administrative des contrats
Réaliser la gestion administrative du courrier
Réaliser un suivi d'activité
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
connaissance des règles relatives aux
connaissance du secteur gérontologique
et suivi de dossiers
du mode de tarification et des EHPAD
fonctionnement de l¿aide sociale à l¿hébergement
Maîtriser des techniques d¿accueil, d¿écoute