Chargé de scolarité - Planification & Contrats H/F - C…

OMNES Éducation est un Groupe d’enseignement supérieur et de recherche pluridisciplinaire en Management, Communication & Création, Sciences de l’Ingénieur et Sciences politiques.

Groupe Français leader de l'enseignement supérieur privé, avec 13 écoles, 17 Campus, nous formons annuellement plus de 40.000 étudiants et 3.000 cadres, du Bachelor au DBA, en présentiel ou online.

Implantés à Paris, Lyon, Bordeaux et Chambéry, bénéficiant de Campus à Londres, Genève, Monaco, San Francisco et Abidjan, OMNES Éducation occupe une place unique comme acteur reconnu dans le paysage éducatif français.

Le Groupe a initié en 2020 un ambitieux plan de croissance et de transformation stratégique visant à devenir un leader de l’enseignement supérieur en Europe.

Enjeux du poste :

Rattaché au service Scolarité du campus et en interaction étroite avec les équipes de coordination pédagogique, le Chargé de scolarité – Planification & Contrats assure la gestion opérationnelle des interventions pédagogiques.

Il est notamment responsable de la planification des enseignements, de la contractualisation des intervenants, du suivi administratif et du contrôle des heures, rémunérations et facturations.

Le poste implique une coordination quotidienne avec les intervenants, les coordinateurs pédagogiques, les équipes administratives et les différents services du campus.

🎯 1. Planification pédagogique

• Gestion de la planification pédagogique de plusieurs écoles du campus
• Élaboration, mise en place et optimisation des emplois du temps du campus.
• Prise en compte des calendriers pédagogiques, rythmes d’alternance, disponibilités des intervenants et contraintes de salles.
• Vérification de la cohérence des plannings avec les contraintes pédagogiques, réglementaires et organisationnelles.
• Coordination des modifications et ajustements de planning.
• Gestion des aléas et des situations nécessitant une modification des interventions.
• Suivi de la bonne réalisation des enseignements programmés.

📑 2. Contractualisation & gestion administrative des intervenants

• Gestion administrative des intervenants selon leurs différents statuts (Honoraires , CDDU)
• Préparation et suivi des contrats, conventions et avenants.
• Contrôle de la complétude, de la validité et de la conformité des dossiers administratifs.
• Suivi des signatures électroniques.
• Archivage et mise à jour des dossiers intervenants.
• Suivi des échéances contractuelles.
• Envoi des documents administratifs de fin de contrat et de fin d’intervention.

💰 3. Rémunération & facturation

• Contrôle des heures réalisées au regard des engagements contractuels et des plannings.
• Vérification de l’application des taux de rémunération selon le statut de l’intervenant et la nature des enseignements.
• Contrôle et validation des factures des sociétés et travailleurs indépendants.
• Vérification de la cohérence entre les heures planifiées, les heures réalisées, les contrats et les éléments de facturation.
• Identification et analyse des écarts.
• Suivi et régularisation des anomalies en lien avec les interlocuteurs concernés.

📊 4. Suivi budgétaire & contrôle des coûts

• Suivi des engagements et des dépenses liés aux interventions pédagogiques.
• Contrôle de la cohérence des coûts avec les volumes horaires, les taux appliqués et les prestations réalisées.
• Identification des éventuels écarts ou dérives.
• Contribution au suivi budgétaire des interventions pédagogiques.
• Participation à la maîtrise et à l'optimisation des coûts d'intervention.

🤝 5. Coordination & gestion des interlocuteurs

• Gestion des échanges quotidiens avec les intervenants concernant leurs disponibilités, contrats, plannings, rémunération et problématiques liées à leurs interventions.
• Recueil et traitement des demandes des intervenants.
• Coordination avec les coordinateurs pédagogiques pour assurer la cohérence entre les besoins pédagogiques et les contraintes de planification.
• Gestion des demandes de modification, d'ajustement ou de remplacement.
• Coordination des différents interlocuteurs en cas d'aléa ou de difficulté liée à une intervention.
• Suivi des demandes jusqu'à leur résolution.
• Transmission des informations nécessaires aux équipes concernées.

🔄 6. Coordination avec la coordination pédagogique

• recueille les besoins de planification transmis par la coordination pédagogique ;
• traduit ces besoins dans les outils de planification ;
• alerte sur les contraintes ou difficultés identifiées ;
• assure le suivi administratif des interventions décidées ;
• sécurise la cohérence entre besoin pédagogique, planning, contrat, réalisation et facturation ;
• contribue à la résolution des situations complexes ou des aléas.

🧩 Compétences recherchées

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel.
• Aisance avec les outils de planification et les systèmes d'information.
• Capacité à travailler avec des volumes importants de données.
• Bonne compréhension des processus administratifs et contractuels.
• Rigueur dans le contrôle et le suivi des données.

Compétences organisationnelles

• Excellent sens de l'organisation et des priorités.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs calendriers et interlocuteurs.
• Anticipation et réactivité face aux aléas.
• Capacité à identifier rapidement les incohérences et les anomalies.
• Goût pour les environnements nécessitant rigueur et coordination.

Qualités relationnelles

• Bon relationnel et sens du service.
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
• Diplomatie et fermeté dans le suivi des dossiers.
• Capacité à travailler en transversal avec les équipes pédagogiques et administratives.
• Sens des responsabilités et autonomie.

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Le groupe OMNES Éducation est engagé pour le respect de la diversité et de l’inclusion dans son processus de recrutement.