Responsable Administration et Relation client (H/F)

Rattaché au directeur commercial Emity en tant que Responsable Administration et Relation client, vous êtes en charge de la formation des clients et distributeurs à nos plateformes, de la facturation et du recouvrement en trois langues, de la gestion administrative et RH de l'entreprise, ainsi que de la conformité RGPD.

EMITY est un éditeur logiciel français fondé en 2018, implanté à Montpellier et Paris. Nous développons une suite multi-métiers dédiée à la digitalisation des espaces physiques : affichage dynamique, bornes interactives, gestion de file d’attente, réservation d’espaces, accueil des visiteurs…

Nos solutions permettent aux entreprises (retail, hospitality, corporate…) d’améliorer l’expérience client, d’optimiser leurs flux et de moderniser leurs environnements.

Dans un contexte de forte croissance, nous structurons nos activités administratives, financières et de conformité pour soutenir notre développement en Europe et offrir à nos clients un accompagnement à la hauteur de nos ambitions.

MISSIONS

1 · Formation des clients et des distributeurs à la plateforme (≈ 35 %) 

• Animer des sessions de formation à distance (et ponctuellement sur site) sur E-MANAGER et E-CLICK, en français, anglais et espagnol selon le marché.
• Assurer l’onboarding des nouveaux clients après installation et accompagner la montée en compétence des équipes des distributeurs.
• Produire et maintenir les supports (guides, tutoriels vidéo, FAQ, wiki.emity.io) dans les trois langues ; faire remonter les points de friction à l’équipe produit.

2 · Facturation et recouvrement (≈ 25 %) 

• Émettre et contrôler la facturation récurrente (abonnements) et ponctuelle (matériel, installation, prestations).
• Piloter les relances par palier (rappel, relance ferme, mise en demeure) en trois langues, par e-mail et téléphone ; suivre l’encours et traiter les litiges avec les commerciaux et distributeurs.
• Tenir un tableau de bord mensuel (encours, délai moyen de paiement, balance âgée) et proposer des améliorations du processus (prélèvement SEPA, échéanciers).

3 · Gestion administrative de l’entreprise (≈ 25 %) 

• Administratif quotidien : contrats fournisseurs, assurances, abonnements, bureaux, commandes, accueil, logistique des déplacements et événements.
• Préparation des éléments pour l’expert-comptable : pièces d’achat et de vente, notes de frais, rapprochements bancaires, clôture mensuelle.
•  Administratif RH : contrats, onboarding, mutuelle et prévoyance, congés et absences, éléments variables de paie transmis au cabinet ; suivi des échéances légales de la société.

4 · Office management et accueil téléphonique (≈ 10 %)

• Veiller au bon fonctionnement quotidien des bureaux (fournitures, prestataires, organisation logistique).
• Organiser les déplacements, réunions et événements internes.
• Être le point de contact des prestataires et services généraux.
• Répondre au téléphone sur des demandes entrante, accueil téléphonique assuré généralement par l’équipe commerciale

5 · Conformité RGPD (≈ 5 %) 

• Tenir le registre des traitements et les accords de traitement des données (DPA) avec clients, distributeurs et sous-traitants.
• Répondre aux questionnaires RGPD/sécurité des grands comptes et appels d’offres (avec le CTO) et traiter les demandes d’exercice de droits dans les délais légaux.
• Maintenir la politique de confidentialité et les clauses contractuelles, sensibiliser l’équipe, assurer la veille réglementaire (CNIL, EDPB).

PROFIL

Formation : formation supérieure en langues (français, anglais, espagnol), commerce international, assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent (Bac +2 à Bac +5).

Expérience : une première expérience réussie en administration des ventes, assistanat commercial ou office management est appréciée. Les profils débutants motivés et trilingues sont les bienvenus.

Pourquoi rejoindre Emity ?

• Une entreprise en pleine croissance avec une ambition internationale.
• Une équipe dynamique, passionnée et bienveillante.
• Un environnement de travail stimulant, innovant, avec des produits différenciants.

Vous êtes autonome, rigoureux, polyvalent, aimez le relationnel et le sens du service client

Vous êtes à l’écoute des opportunités ?

Ce poste est fait pour vous !

INFORMATIONS 

Ce poste est à pourvoir dès maintenant, à temps plein, en CDI.

Horaire : 35h / semaine (du lundi au vendredi)

Salaire : 27 - 30k€ - ticket Restaurant.

Lieu : Jacou

Si cette offre vous intéresse, n’hésitez pas à envoyer un cv à gedeon@emity.io pour que nous puissions vous contacter !