Assistant de Direction - Service Client H/F

Les missions du poste

Rattaché(e) à la Coordinatrice Retail, vous assurez les différentes missions relatives à l'accueil, la gestion administrative, les services généraux tout en assurant un support à différents services, notamment le service client.

Accueil / administratif :

· Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs internes et externes.

· Gérer le courrier et les colis entrant et sortant.

· Rédaction, vérification et envoi de divers courriers/supports.

· Être l'interlocuteur du site pour les sujets liés au PC sécurité, à la gestion du courrier, à l'accueil et aux services de l'immeuble.

· Création et attribution des badges aux collaborateurs et aux visiteurs.

· Préparer les documents administratifs nécessaires aux ouvertures et fermetures de magasins auprès de la chambre de commerce.

· Effectuer les demandes de KBIS ou des documents officiels à la demande des services.

· Assurer le suivi et la mise à jour de l'intranet de l'entreprise.

· Mettre à jour la liste des magasins et les informations administratives associées.

Services généraux

· Gérer les commandes de fournitures diverses pour les magasins et les sites administratifs.

· Veiller au bon fonctionnement des équipements des sites administratifs (machines à café, fontaines à eaux) en assurant le suivi des maintenances, des dépannages et du réapprovisionnement.

· Assurer le suivi administratif du parc automobile et le suivi des kilométrages.

· Procédures de restitution et de livraison des véhicules.

· Commander et gérer les télépéages, les cartes carburant et autres accessoires des véhicules.

· Assurer le suivi des contraventions et des dossiers administratifs liés aux véhicules.

· Suivi des baux commerciaux.

Organisation /évènementiel

· Organisation des réunions/conventions (réservation des salles, des repas, des hôtels et véhicules, organisation des voyages.

· Organisation des évènements dédiés au personnel.

Support aux différents services

· Traiter les demandes diverses des responsables magasins, des directeurs régionaux et des responsables des services siège.

· Assurer le suivi des réclamations liées à l'utilisation des machines à graver.

· Contrôler la conformité et assurer le suivi des notes de frais et des factures.

· Gérer les dépenses effectuées avec les cartes bancaires professionnelles.

· Validation de devis.

· Intervention sur les diverses missions du service client.

Véritable partenaire de confiance, vous évoluez dans un environnement retail exigeant, rythmé et en constante évolution. Votre capacité à anticiper les besoins, à gérer les priorités et à vous adapter aux différents interlocuteurs constitue un atout majeur pour réussir dans cette fonction.

Compétences et qualités attendues

• Formation supérieure de type Bac +2 à Bac +5 en assistanat, gestion ou administration.
• Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction, idéalement dans le secteur du retail, de la distribution ou d'un environnement multi-sites.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel, PowerPoint et Outlook).
• Très bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens aigu de l'organisation, gestion des priorités et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs.
• Autonomie, rigueur et proactivité.
• Esprit d'équipe et sens du service développé.
• Bonne maitrise orale et écrite de l'anglais requise.

Savoir être

• Discrétion et fiabilité.
• Dynamisme et réactivité.
• Diplomatie et intelligence relationnelle.
• Capacité d'anticipation.
• Adaptabilité.

Pourquoi rejoindre CLEOR ?

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