Assistant administratif en CFA télétravail (H/F)

Groupe NEC47 — Réseau YYYOURS FORMATIONS

📍 100 % télétravail · 📄 Freelance / prestation indépendante · ⏱ 12 h par semaine · 💶 40 € HT de l'heure · 📅 Démarrage : [date]

L'entreprise

Le groupe NEC47 est spécialisé dans la création et le développement de centres de formation professionnelle. Nos organismes sont certifiés Qualiopi et interviennent en formation professionnelle continue et en apprentissage, avec un CFA en propre et des unités de formation par apprentissage (UFA) partenaires.

Notre équipe travaille intégralement à distance, avec des procédures écrites et un rendu de compte régulier.

Dans le cadre du remplacement de notre assistante administrative, nous recherchons un ou une indépendante pour prendre en charge la gestion administrative de notre activité apprentissage.

Missions principales

1. Collecte des documents obligatoires avant entrée en formation

• Recueil des pièces requises auprès des apprentis et des employeurs
• Relance des documents manquants, avec traçabilité des demandes et des dates
• Interlocution directe avec les employeurs et les OPCO

2. Contrôle d'exhaustivité et de conformité des dossiers

• Vérification pièce par pièce de la complétude de chaque dossier
• Contrôle de la conformité : cohérence des dates et des identités, mentions obligatoires, durées, signatures
• Concordance entre le contrat, la convention et les justificatifs
• Identification et traitement des anomalies avant transmission

3. Signature électronique

• Préparation et envoi des documents en signature électronique
• Suivi des signatures en attente et relance des signataires
• Archivage des documents signés dans le dossier de l'apprenti

4. Mise à jour des dossiers apprenants

• Constitution et mise à jour continue des dossiers individuels
• Classement et nommage homogènes des pièces
• Tenue à jour des tableaux de suivi : état de chaque dossier, pièces manquantes, relances effectuées

5. Contrôle et vérification des dossiers des UFA partenaires

• Réception et contrôle des dossiers constitués par les UFA, au même niveau d'exigence que les dossiers internes
• Relance des UFA pour les pièces manquantes ou non conformes
• Suivi de l'état d'avancement par UFA
• Remontée à la direction des écarts récurrents

6. Dépôt des dossiers auprès des OPCO

• Dépôt des dossiers complets sur les portails OPCO, dans les délais réglementaires
• Traitement des demandes de pièces complémentaires
• Récupération et archivage des accords de prise en charge
• Relance des dossiers en attente de décision

Expérience requise

• 2 ans minimum au service administratif d'un CFA — condition d'entrée
• Pratique effective du dépôt de dossiers auprès des OPCO
• Connaissance des délais réglementaires de l'apprentissage et des pièces exigibles

Profil recherché

Compétences techniques

• Maîtrise des pièces constitutives d'un dossier d'apprentissage et capacité à identifier un document non conforme
• Maîtrise autonome des outils digitaux : portails OPCO, solutions de signature électronique, drive partagé, plateforme LMS, tableaux de suivi collaboratifs, visioconférence
• Connaissance du fonctionnement de la formation à distance : parcours en ligne, traçabilité de l'assiduité en distanciel, preuves de réalisation exigées par les financeurs

Qualités attendues

• Rigueur et sens du détail : repérer une pièce manquante ou une incohérence de dates avant qu'un OPCO ne la relève
• Autonomie et organisation : travailler sans supervision quotidienne et respecter des échéances réglementaires non rattrapables
• Aisance relationnelle et fermeté : savoir relancer un employeur ou une structure partenaire de façon régulière et tenable
• Sens de la confidentialité : manipulation quotidienne de données personnelles d'apprentis et d'employeurs

Conditions matérielles

• Espace de travail équipé : poste informatique dédié et récent, connexion internet fiable, environnement calme permettant des échanges téléphoniques confidentiels

Non demandé : aucun diplôme particulier. Nous regardons ce qui a déjà été géré, et comment.

Ce que le poste ne comprend pas

• La facturation, la saisie chez les financeurs et le suivi des règlements — relèvent du service comptable
• La prospection commerciale et la recherche d'entreprises d'accueil — relèvent d'un autre poste
• Le suivi pédagogique et les relations tuteurs — relèvent du service pédagogique

Conditions

Statut

Prestation indépendante (micro-entreprise, EI, société ou portage salarial)

Modalité

100 % télétravail

Volume

12 heures par semaine maximum, réparties sur les 5 jours ouvrés

Rémunération

40 € HT de l'heure, soit environ 2 080 € HT par mois

Facturation

Mensuelle

Durée

Contrat de prestation de 12 mois, renouvelable

Démarrage

Dès que possible

Intégration

Passation organisée avec la personne actuellement en poste

Fourni par l'entreprise : accès aux outils et aux portails, procédures écrites de chaque étape, liste des pièces exigibles par type de dossier, interlocuteur identifié pour les questions réglementaires.

Fourni par le prestataire : matériel informatique, connexion et espace de travail.