Assistant(e) de direction

CEVA Logistics provides global supply chain solutions to connect people, products, and providers all around the world. Present in 170+ countries and with more than 110,000 employees spread over 1,500 sites, we are proud to be a Top 5 global 3PL.

We believe that our employees are the key to our success. We want to engage and empower our diverse, global team to co-create value with our customers through our solutions in contract logistics and air, ocean, ground, and finished vehicle transport. That is why CEVA Logistics offers a dynamic and exceptional work environment that fosters personal growth, innovation, and continuous improvement.

At CEVA Logistics, we Rise in Motion. Your career is always on the move, growing as fast and as far as your ambition takes you. Join a global team of nearly 200 nationalities, shaping the future of global trade, moving essential goods, forging new paths, and pushing boundaries to serve an ever-changing world. The pace is fast, the challenges are real, but the rewards are greater: growth, purpose, and the chance to make a meaningful impact. This is more than a job. It’s a journey on which you rise.

YOUR ROLE

Apporter un soutien de haut niveau au Vice-Président Air & Ocean Products, membre du COMEX, en assurant une gestion proactive de ses activités au quotidien. Le poste couvre la coordination des agendas, des déplacements, des événements, des processus internes et des projets transverses dans un environnement international dynamique.

Véritable point de contact et partenaire de confiance, l'Assistante de Direction anticipe les besoins, facilite la prise de décision, coordonne les priorités et entretient des relations de qualité avec les équipes et les partenaires internes et externes.

Le rôle vise à garantir une organisation fluide, une communication efficace en français et en anglais, ainsi qu'un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme dans toutes les interactions.

WHAT ARE YOU GOING TO DO ?

Assistante de Direction interagit quotidiennement avec les dirigeants qu'elle assiste ainsi qu'avec leurs équipes directes afin d'assurer la coordination efficace des activités, des réunions, des déplacements et des projets. Le rôle requiert également des échanges réguliers avec les fonctions support (Ressources Humaines, Finance et Comptabilité, Achats, IT, Communication), les autres assistants(es) de direction du Groupe, ainsi qu'avec des partenaires et prestataires externes.

Dans un environnement international, le poste implique une collaboration fréquente avec des interlocuteurs de différents pays, régions et niveaux hiérarchiques.

• Gestion des agendas complexes du Chef de service (prise de RDV, suivi congés d'équipe...)
• Préparation, organisation et suivi des budgets des différents évènements professionnels (réunions externes, déplacements, séminaires...)
• Réservation de voyages et hôtels, demandes de visas
• Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission du Chef de service (documentation, supports de communication, notes diverses pour les réunions, mises à jour des présentations PPT,...)
• Gestion des notes de frais
• Suivi et validation des factures électroniques ; relations avec la comptabilité
• Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons

WHO ARE WE LOOKING FOR ?

Votre profil :

• Formation supérieure en assistanat de direction, administration ou domaine équivalent.
• Minimum 8 ans d'expérience en assistanat de direction, office management ou fonction similaire.
• Expérience confirmée du support à des dirigeants et de la coordination de multiples parties prenantes.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office 365, notamment Excel et PowerPoint.
• Bonne connaissance des processus administratifs, financiers et achats ainsi que des outils tels que SAP, JDE ou KDS Neo.
• Expérience de la gestion de projets transverses et de l'organisation d'événements professionnels.

Vos atouts :

• Sens de l'organisation, gestion des priorités et capacité à travailler sur plusieurs sujets simultanément.
• Autonomie, proactivité et sens de l'anticipation.
• Excellentes qualités relationnelles et de communication.
• Discrétion, professionnalisme et sens de la confidentialité.
• Esprit d'équipe, adaptabilité et capacité à fédérer des interlocuteurs de tous niveaux.

As a global organization, and as part of the CMA CGM Group, diversity is critical to our business success; only when we can reflect the cultures, languages, behaviors and local knowledge of our customers, we can succeed. By employing people with different experiences and abilities, we expand our knowledge and increase our creativity and innovation.

Please note: Legitimate CEVA Logistics recruitment processes include communication with candidates through recognized professional networks, such as LinkedIn or via an official company email address: firstname.lastname@cevalogistics.com. We recommend that you do not respond to unsolicited business propositions and/or offers from people with whom you are unfamiliar.