Technicien en gestion administrative et financière H/F

Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. C’est au sein de l’Académie des Sciences, en 1666, lors de la première séance, que Louis XIV et Jean-Baptiste Colbert décident la création de l'observatoire royal, qui deviendra l'actuel Observatoire de Paris.

Le Service scientifique UNIDIA (UNité d’Ingénierie et de Développements Instrumentaux pour l’Astrophysique) est implanté sur le campus de Meudon de l’Observatoire de Paris. UNIDIA est un département de l’Observatoire de Paris et est également une Unité d’Appui à la Recherche du CNRS, UAR2050. UNIDIA est composé d’environ 40 personnels (ITA/BIATSS).

Les tutelles du département sont l’Observatoire de Paris et le CNRS. Le budget annuel d’UNIDIA consolidé sera de 0,80 M€ environ dont 0,50 M€ de masse salariale, réparti entre 0,25 M€ gérés par l’Observatoire de Paris et 0,55 M€ gérés par le CNRS.

Vous serez membre de l’équipe administrative composée de 2 personnes, sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative.

Missions

Technicien en gestion administrative H/F assure des opérations de gestion et de secrétariat, dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

Gestion financière

1. Procéder aux opérations d’engagement et de suivi jusqu’au paiement des missions des personnels permanents et temporaires ;
2. Procéder aux opérations d’engagement et de suivi jusqu’au paiement des commandes d’achat et effectuer les services faits dans les outils de gestion ;
3. Vérifier la disponibilité des crédits et suivre les dépenses par type de budget ;
4. Collecter et contrôler les pièces justificatives d’opérations financières et comptables ;
5. Interagir avec les services financiers des tutelles ;
6. Archiver et classer les commandes, les missions, les factures, les relevés d’opérations ;
7. Participer à la gestion de l’inventaire des équipements et tenir à jour le fichier d’inventaire ;
8. Renseigner les tableaux de bord et faire un suivi ;
9. Participer à la justification financière des contrats de recherche ;
10. Participer à la réponse aux enquêtes et autres sollicitations des tutelles.

Gestion ressources humaines

1. Renseigner et tenir à jour la base du personnel (arrivée, départ) dans l’outils RESEDA ;
2. Assurer l’ensemble du circuit de l’accueil des stagiaires de l’unité en suivant les process propres à chaque tutelle applicable en fonction du financement des stagiaires.

Secrétariat

1. Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnels de l’unité dans leurs démarches ;
2. Gérer et traiter les informations orales et écrites (courrier, appels téléphoniques, messagerie) les diffuser au sein de l’unité ;
3. Gérer les aspects logistiques : demandes de badge, fournitures, réservations de salles ;
4. Proposer des modes opératoires et procédures d’accueil des visiteurs et nouveaux arrivants ;
5. Alimenter les bases de données ;
6. Assurer le classement et l’archivage des documents de l’unité ;
7. Réceptionner les colis, les diriger vers le bon destinataire.

Spécificité du poste :

Une expérience préalable est demandée pour ce poste. L’autonomie est nécessaire au regard de la taille de l’équipe administrative qui est composée de la responsable administrative et du ou de la future gestionnaire. Une perspective d’évolution du poste de gestionnaire est envisageable à moyen terme (entre 3 et 5 ans) vers le poste de responsable administrative (départ en retraite).

Votre profil :

Le-La candidat-e retenu-e possède une connaissance des aspects juridiques, financiers et comptables des établissements publics ;

Connaissance des techniques de secrétariat ;

Connaissance des spécificités des doubles tutelles

Savoir-faire :

• Maitriser les principaux logiciels de bureautique (traitement de textes, tableurs) ;
• Connaissances des outils de gestion (GESLAB, SIFAC, etc.) ;
• Rédiger des documents (compte-rendu, notes…) ;
• Planifier son activité et savoir gérer les priorités ;
• Informer et rendre compte ;
• Respecter la réglementation en vigueur.

Savoir être :

• Faire preuves d’aptitudes relationnelles avec l’ensemble des personnels de l’unité ;
• Réactivité et gestion des priorités ;
• Avoir le sens de l’organisation et du travail en équipe ;
• Savoir prendre conseil à bon escient.

Conditions d'exercice :

Le poste est situé sur le campus de Meudon et quelques déplacements sur le site de Paris sont à prévoir.

Type de contrat et Rémunération :

Ce poste n'est pas ouvert aux catégories Stage et Alternance.

Fonctionnaires titulaires de la fonction publique : par voie de détachement ou de mutation. Grille indiciaire TECH catégorie B.

Contractuels-elles : CDD de 1 an. Rémunération entre 25 et 30 k€ annuel selon le nombre d'années d'expérience professionnelle dans le domaine.