Assistant(e) de gestion H/F

Objectifs du poste :

• Garantir le bon suivi administratif, financier et organisationnel des chantiers.
• Assurer la fluidité entre les services administratifs et techniques.
• Participer à l’optimisation de la rentabilité et de la qualité de service de l’entreprise.

Missions principales :

1. Gestion administrative des travaux

• Ouverture et suivi administratif des dossiers chantiers.
• Préparation des documents administratifs liés aux marchés et travaux.
• Gestion des demandes d’accès, PPSPS, DOE, contrats de sous-traitance et documents réglementaires.
• Réalisation et suivi des demandes aides type Ma Prime Rénov’ et CEE
• Renouvellement des qualifications
• Archivage des dossiers techniques et administratifs.
• Création et optimisation de documents tels que procédures internes, mode opératoires…
• Suivi des mails et diffusion aux interlocuteurs concernés
• Réalisation des comptes-rendus réunions

2. Gestion commerciale

• AO privés et publics : prospection via sites partenaires et réponses aux appels d’offres
• Préparation des chiffrages pour le bureau d’étude (création client, préparation devis)
• Suivi des chiffrages en cours et des relances devis
• Enregistrement des chantiers et préparation dossiers exécutions
• Création des commandes fournisseurs de sous-traitance.

3. Gestion RH et suivi du personnel

• Mise à jour de planning
• Suivi heures techniciens et transmission au service RH

4. Gestion financière et comptable

• Facturation clients
• Suivi des factures fournisseurs type sous-traitance
• Suivi de la balance âgée avec relances clients
• Tableaux de bord (bilans chantiers, évolution CA…)

5. Relation clients et fournisseurs

• Accueil téléphonique et gestion des demandes clients.
• Suivi de la satisfaction client.
• Gestion des litiges administratifs ou de facturation.

Compétences requises :

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• Connaissance des logiciels de gestion et ERP bâtiment.
• Bonne connaissance des procédures administratives chantier.
• Notions solides en gestion comptable et suivi budgétaire.
• Connaissance du secteur CVC/BTP appréciée.

Compétences organisationnelles

• Forte capacité d’organisation.
• Gestion des priorités et des urgences.
• Capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément.

Qualités personnelles

• Leadership et autonomie.
• Rigueur et sens des responsabilités.
• Excellent relationnel.
• Réactivité et polyvalence.
• Discrétion professionnelle.

Profil recherché

• Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, assistanat de direction, administration des entreprises ou BTP.
• Expérience significative dans le secteur du bâtiment, travaux ou CVC.
• Expérience en gestion administrative de chantiers souhaitée.

Conditions de travail

• Contrat : CDI.
• Temps de travail : Temps plein.
• Horaires : Du lundi au vendredi.
• Lieu : Bureau administratif avec échanges réguliers avec les équipes terrain.
• Salaire selon profil

Cette fiche est évolutive. Les tâches inscrites ne sont pas limitatives, elles pourront être modifiées selon l’évolution du salarié, de son poste, et des besoins de l’entreprise.

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Avantages :

• Flextime
• Intéressement et participation
• RTT